4 Tipps, wie Sie Meldungen optimieren und zeitraubende Nachfragen vermeiden

Seit April 2020 gelten neue Mindestanforderungen an die Meldungen. Also Pflichtfelder, die je nach Meldeanlass mindestens auszufüllen sind. Melden – und das dem eigentlichen Tagesgeschäft? Das geht schon ganz gut, wie sich zeigt. Ärztinnen, Ärzte und Dokumentierende füllen ihre Meldungen seit April deutlich besser aus. Dennoch sind uns Angaben in den Meldungen gelegentlich unklar. Hier vier Tipps, wie Sie Ihre Meldungen noch optimieren können – damit für Sie kein unnötiger Aufwand durch unsere Nachfragen entsteht.

Qualitätssicherung und -förderung der Krebsregisterdaten

Hessische Ärztinnen und Ärzte, die an der onkologischen Behandlung einer Patientin bzw. eines Patienten mitwirken, sind nach § 4 Hessisches Krebsregistergesetz (HKRG) dazu aufgefordert, Behandlungsinformationen an das Hessische Krebsregister zu übermitteln. Dies geschieht, sofern eine meldepflichtige Krebserkrankung vorliegt, über Meldungen zu festgelegten Meldeanlässen.

Um die Datenqualität der Meldungen seitens der Ärztinnen und Ärzten zu sichern, bestehen seit 2018 für jeden Meldeanlass sogenannte Mindestanforderungen, also definierte Felder, die je nach Meldeanlass mindestens von den meldenden Einrichtungen auszufüllen sind.

Nach einer Evaluation der bestehenden Mindestanforderungen, die im Juli 2018 eingeführt wurden, hat das Hessische Krebsregister die auszufüllenden Felder einer Meldung aktualisiert und erweitert. Diese überarbeiteten Mindestangaben sind seit 1. April 2020 gültig:

  1. Meldungen aus der Klinik/Praxis
    Die Mindestangaben für die Meldeanlässe Diagnose, Operation, Strahlentherapie (Beginn und Ende), Systemische Therapie (Beginn und Ende), Verlauf und Abschluss finden Sie hier: Mindestanforderungen Klinik/Praxis
  2. Meldungen aus der Pathologie
    Welche Felder ab April 2020 bei dem Meldeanlass "Histologischer, zytologischer und autoptischer Befund" von pathologisch/zytologisch tätigen Ärztinnen und Ärzten auszufüllen sind, erfahren Sie auf dieser Seite: Mindestanforderungen Pathologie

Zwischenfazit

Nach sechs Monaten neuer Mindestanforderungen ist erkennbar, dass unsere meldenden Ärztinnen und Ärzten sowie ihre Tumordokumentierenden die aktuellen Mindestangaben bei der Meldungsdokumentation berücksichtigen. Wir danken den meldenden Einrichtungen für ihre Unterstützung und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit!

Dennoch sind gelegentlich Angaben in den Meldungen unklar, welche die Vertrauensstelle nachfragen muss. Hier vier Tipps, wie Sie Ihre Meldungen noch besser ausfüllen können – damit für Sie kein zusätzlicher Aufwand bei Nachfragen entsteht.

4 Tipps, um Nachfragen der Vertrauensstelle zu vermeiden

Die Geschwindigkeit der Meldungsverarbeitung ist von der Qualität der Daten abhängig. Jede fehlende Mindestanforderung oder falsche Angabe wird durch die Vertrauensstelle nachträglich angefragt, mit der Folge, dass die Auszahlung der Meldungsvergütung an die Ärztin bzw. den Arzt verzögert erfolgt.

Um dies zu vermeiden und den Aufwand durch Nachfragen auf Seiten der meldenden Einrichtung zu verringern, geben wir Tipps für die Dokumentation:

1. Angabe der Personendaten der Patientin bzw. des Patienten

In den Meldungen fehlen am häufigsten die Versichertendaten der Patientin bzw. des Patienten, wie z. B. die Angaben zur Krankenkasse (Krankenversichertennummer, Krankenkassennummer, Name der Krankenkasse). Diese fehlenden Informationen verursachen die meisten Nachfragen im Team Stammdatenverarbeitung der Vertrauensstelle.

In jeder Meldung ist die Angabe der Versichertendaten der Patientin bzw. des Patienten für die Auszahlung der Meldungsvergütung unabdingbar. Fehlen diese Angaben, kann die Meldungsinformation nicht an die entsprechende Krankenkasse – für die Auszahlung der Meldungsvergütung – weitergeleitet werden. Somit kann der meldenden Einrichtung für die stattgefundene Meldung keine Vergütung überwiesen werden.

Bitte achten Sie deshalb bei jeder Meldung auf vollständige und fehlerfreie Versichertendaten der Patientin bzw. des Patienten, um die Vergütung Ihrer Meldung sicherzustellen. Beachten Sie hierzu auch die weiteren Vergütungsvoraussetzungen!

2. Verlaufsmeldungen

Bei der Meldungsbearbeitung des Meldeanlasses „Verlauf“ stellen wir bei einigen Meldungen fest, dass die Felder

  • Tumorstatus Primärtumor
  • Tumorstatus Lymphknoten
  • Tumorstatus Fernmetastasen

nicht ausgefüllt wurden. Diese Felder sind bei der Gesamtbeurteilung des Tumorstatus verpflichtend. Bitte achten Sie deshalb auf die vollständige Angabe!

3. Organspezifische Ergänzungsmodule

Bei einigen Tumorentitäten reicht der einheitliche onkologische Basisdatensatz nicht für eine zweckdienliche Abbildung des Tumorgeschehens aus. Aus diesem Grund wurden Ergänzungsmodule geschaffen, welche zusätzliche medizinische Informationen enthalten. Für die bestehenden Ergänzungsmodule zum kolorektalen Karzinom, Mammakarzinom und Prostatakarzinom hat die Vertrauensstelle erstmalig Pflichtfelder definiert.

Bitte füllen Sie die Felder aus, die Ihnen bekannt sind, und nutzen Sie bei dem papierbasierten Übermittlungsweg dafür das Notizfeld!

4. Weitere Tipps

Dokumentation des klinischen TNM

Die klinische TNM-Klassifikation ist erforderlich, bei Tumoren, die neoadjuvant vorbehandelt werden (z.B. durch Bestrahlung, (Radio-)Chemotherapie, Hormontherapie etc.) oder bei Tumoren, deren Behandlung keine operative Therapie vorsieht und bei denen folglich auch keine pathologische TNM-Klassifikation zu erwarten ist.

Es gibt auch Tumorentitäten, bei denen nach der aktuellen TNM-Auflage keine klinische TNM-Klassifikation vorgesehen ist, z.B. bei Melanomen (TNM, S. 186-189), Hodentumoren (TNM, S. 249-253) oder wenn die Operation gleichzeitig zur Diagnosestellung führt (z.B. Nierenzellkarzinomen). In solchen Fällen wird keine klinische TNM-Klassifikation erwartet. Die pathologische TNM-Klassifikation kann sowohl mit der Diagnose als auch der Operation gemeldet werden.

Beispiel 1: Bei einem Rektumkarzinom, das vor der Operation mit einer Radio-Chemotherapie behandelt wurde, ist eine klinische TNM-Klassifikation zu melden.

Beispiel 2: Bei einem operativ gesicherten Nierenzellkarzinom oder einem inzidentell diagnostizierten Prostatakarzinom ist hingegen die alleinige pathologische TNM-Klassifikation ausreichend.

Quelle: Wittekind, C. (Hrsg.) (2020): TNM Klassifikation maligner Tumoren. 8. Auflage. Korrigierter Nachdruck 2020 mit allen Ergänzungen der UICC aus den Jahren 2017 bis 2019. Weinheim: Wiley-VCH.

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