Service "Doku-Check": Empfehlungen und Hinweise für die Dokumentation Ihrer Meldungen

Ein Jahr nach Start des Services "Doku-Check" haben wir häufige Tipps und Empfehlungen für die Dokumentation Ihrer Meldungen zusammengefasst.

Service "Doku-Check":
Starthilfe für Ihre Meldetätigkeit

Um Sie beim Einstieg in Ihre Meldetätigkeit zu unterstützen, schauen wir uns Ihre ersten übermittelten Meldungen genauer an. Bei unserer Starthilfe prüfen wir die Daten, die Sie als Meldende im Meldeportal online erfasst haben. Bei Dokumentationslücken kontaktieren wir Sie und geben Hinweise für Ihre zukünftigen Meldungen.

Weitere Informationen zum Service "Doku-Check":

Ein Jahr "Doku-Check":
eine erste Evaluation

Ein Jahr nach der Einführung des "Doku-Checks" haben wir Dokumentationshinweise zusammengestellt, die wir regelmäßig bei den Beratungsgesprächen geben. Bitte beachten Sie diese bei Ihrer Dokumentation. Denn: Stellen wir bei der Meldungsbearbeitung Unklarheiten fest, fragen wir zur Klärung bei Ihnen nach. Diese Nachfragen kosten Sie wertvolle Zeit.

Wir unterstützen Sie in der Anfangsphase Ihrer Meldetätigkeit, damit Ihre Meldungen schnellstmöglich verarbeitet und Nachfragen vermieden werden können. Besuchen Sie unsere Online-Veranstaltungen und lesen Sie auf unserer Website die Hinweise zur Tumordokumentation:

Häufige Tipps und Empfehlungen für die Meldungsdokumentation

Meldeablauf und -verfahren

1. Wann und wie oft darf ich einen Verlauf melden?

Nach Abschluss einer Therapie dürfen Sie über fünf Jahre jeweils zwei Verläufe pro Jahr melden, selbst wenn Sie nur einen unveränderten Befund festgestellt haben. Sofern Sie ein Rezidiv oder eine Metastasierung diagnostiziert haben, übermitteln Sie ebenfalls eine Verlaufsmeldung.

Ausnahme: Wenn Fernmetastasen schon binnen 92 Tagen nach der Erstdiagnose festgestellt werden, dürfen Sie keine Verlaufsmeldung abgeben, sondern korrigieren stattdessen die Diagnosemeldung.

2. Wann darf ich einen Verlauf melden, wenn ich die Diagnose nicht selbst gestellt habe?

Verlaufsmeldungen dürfen Sie unabhängig davon, wer die Diagnose gestellt hat, melden. Nur die Verlaufsuntersuchung müssen Sie selbst erbracht haben.

3. Wann melde ich eine Statusmeldung und wann eine Statusänderung?

  • Statusmeldung: Es hat sich nichts gegenüber dem vorherigen Status geändert, z. B. ein Patient befindet sich in Vollremission und bei einer neuen Verlaufsuntersuchung wird nichts Auffälliges entdeckt, sodass der Patient in Vollremission bleibt. Werden keine Änderungen festgestellt, ist eine Statusmeldung vorzunehmen.
  • Statusänderung: Es hat sich was gegenüber den vorherigen Status geändert, z. B. der Patient ist in Vollremission und bei der neuen Verlaufsuntersuchung werden Metastasen und somit eine Progression der Erkrankung festgestellt. Bei Änderungen im Krankheitsverlauf ist eine Statusänderung zu melden.

4. Keine Verdachtsdiagnosen melden und Befunde abwarten

Bitte melden Sie keine Verdachtsdiagnosen. Melden Sie erst, wenn sich eine meldepflichtige Krebserkrankung klinisch oder histologisch bestätigt hat.

5. Was muss ich überhaupt melden?

6. Keine Fremdleistungen melden

Bitte melden Sie nur die Leistungen, die Sie selbst durchgeführt haben. Fremdleistungen sind nicht vergütungsfähig.

Unterrichtung und Personendaten

1. Angaben zur Unterrichtung einer Patientin bzw. eines Patienten

  • Die Patientenunterrichtung ist für jeden Meldeanlass (Diagnose, Verlauf, Operation etc.) anzugeben.
  • Ohne Aufklärung der Patientin bzw. des Patienten ist eine Meldungsbearbeitung nicht möglich.
  • Die Patientinnen und Patienten können mündlich (im Aufnahmegespräch) oder schriftlich (mit Unterschrift über den Aufnahmebogen oder Broschüren im Wartezimmer) über die Meldung oder die beabsichtigte Meldung unterrichtet und über ihr/sein Widerspruchsrecht aufgeklärt werden. Die Informationsbroschüren erhalten sie kostenfrei über die Seite "Bestellung von Meldeunterlagen".

Tumordokumentation der Meldungen

1. Mindestanforderungen an die Meldungen

Bitte geben Sie bei jeder Meldung die geforderten Mindestanforderungen an, die für jeden Meldeanlass festgelegt sind. Fehlende und unplausible Angaben verzögern die Auszahlung Ihrer Meldevergütung. Auch für die organspezifischen Ergänzungsmodule (kolorektale Karzinome, maligne Melanome, Mammakarzinome und Prostatakarzinome) gelten Mindestanforderungen an die Meldungen.

2. Feld "Allgemeiner Leistungszustand" nach Karnofsky oder ECOG

Der allgemeine Leistungszustand ist eine Mindestanforderung beim Meldeanlass „Diagnose“ und dementsprechend anzugeben. Beim Verlauf (Statusmeldung/Statusänderung) ist eine Angabe wünschenswert. Falls eine Beurteilung nicht stattfand, geben Sie die Ausprägung „U“ (Unbekannt) an.

Dokumentationshilfe für das Feld "Allgemeiner Leistungszustand"

Karnofsky

ECOG

Beschreibung

90 – 100 %

0

Normale, uneingeschränkte Aktivität wie vor der Erkrankung

70 – 80 %

1

Einschränkung bei körperlicher Anstrengung, aber gehfähig; leichte körperliche Arbeit bzw. Arbeit im Sitzen (z. B. leichte Hausarbeit oder Büroarbeit) möglich

50 – 60 %

2

Einige Hilfestellung nötig, selbstständig in den meisten Bereichen. Hilfe und medizinische Versorgung wird oft in Anspruch genommen

40 – 30 %

3

Nur begrenzte Selbstversorgung möglich; ist 50 % oder mehr der Wachzeit an Bett oder Stuhl gebunden

20 – 10 %

4

völlig pflegebedürftig, keinerlei Selbstversorgung möglich; völlig an Bett oder Stuhl gebunden

0 %

5

Tod

U

Unbekannt

3. Weitere Dokumentationsempfehlungen

Datumsgenauigkeit

  • Taggenaues Datum (z. B. 20.06.2022):
    Das exakte Datum ist bekannt und sollte dementsprechend im Meldeportal als Tag gekennzeichnet werden.
  • Monatsgenaues Datum (z. B. 15.06.2022):
    Das taggenaue Datum ist nicht bekannt, der Tag ist geschätzt. Das Datum enthält den 15. des jeweiligen Monats, es wird im Meldeportal Monat ausgewählt.
  • Jahresgenaues Datum (z. B. 01.07.2022):
    Es ist nur das entsprechende Jahr bekannt und der Monat ist geschätzt. Das Datum enthält den 01.07.JJJJ. Das Jahr ist im Meldeportal auszuwählen.

Seitenangabe

Für die Unterscheidung multipler Tumoren ist die Seitenangabe bei paarigen Organen unverzichtbar. Diese Angabe ist bei jeder Meldung erforderlich.

Beispiel:
Mammakarzinom, rechts Erstdiagnose 07.10.2021
und Mammakarzinom, links Erstdiagnose 23.09.2021

Ergebnis:
Da es sich um ein paariges Organ handelt, werden zwei Diagnosen mit der dazugehörigen Seitenangabe und Datum der Erstdiagnose an das Krebsregister übermittelt. Eine Übersicht zu den paarigen Organen und deren zugelassenen Seitenangaben finden Sie auf der Seite "Seitenangabe bei paarigen Organen".

Histologie

  • Die Histologie kann im Meldeportal über die Code-Suche oder die Textsuche ausgewählt werden. Hierbei ist die exakte Bezeichnung bzw. Codierung anzugeben.
  • Die Zahl nach dem „\“ beschreibt die Dignität bzw. das biologische Verhalten des Tumors. So steht beispielsweise
    „****\3“ für maligne bzw. invasive Tumoren und
    „****\2“ für in-situ- bzw. nicht-invasive Tumoren.
  • Die genaue Histologie ist dem Pathologiebefund zu entnehmen.

Grading

Das Grading wird in der Histologiemaske eingetragen und ist eine Mindestanforderung. Als Grading bezeichnet man den Differenzierungsgrad des Tumorgewebes, d. h. den Grad der Abweichung vom normalen Gewebebild.

Besondere Ausprägungen sind:

  • "T" (Trifft nicht zu), z. B. beim Melanom oder Hodentumor
  • "X" (nicht bestimmbar), z. B. bei Gewebe nach neoadjuvanter Chemotherapie
  • "B" (Borderline) – z. B. beim Borderline-Tumor des Ovars

In-situ-Neubildungen

Bei In-situ-Neubildungen ist stets darauf zu achten, dass Sie den richtigen ICD-10-Code auswählen. Ein begleitendes Carcinoma in situ ist in der Histologiemaske (im Meldeportal) zusätzlich unter dem „+“-Symbol zu dokumentieren.

Beispiele:

  • Ein DCIS als C50.9 mit der Histologie 8500/2 ist unplausibel.
    Richtig ist: D05.1 mit der Histologie 8500/2.
  • Eine CIN 3 als C53.9 mit der Histologie 8077/2 ist unplausibel.
    Richtig ist: D06.9 mit der Histologie 8077/2.

Die Auflistung der meldepflichtigen Krebserkrankungen gibt Aufschluss über die richtigen ICD-10-Codes und besagt, ab welchem Grad der Dysplasie diese Erkrankungen meldepflichtig sind.

Technische Weiterentwicklung

Das Meldeportal entwickeln wir in enger Abstimmung mit Expertinnen und Experten für Datenschutz und IT-Sicherheit ständig weiter. Der GTDS-Verbund, dem das Hessische Krebsregister angehört, arbeitet derzeit an folgenden Themen:

  • Aufbau einer Meldungsübersicht
  • Speicherung von mehr Daten
  • Korrekturmöglichkeiten direkt im Meldeportal
  • Design der Benutzeroberfläche

Dieses Jahr werden im Meldeportal noch einige Besserungen kommen!
Wir halten Sie über unsere Website und unseren Newsletter auf dem Laufenden.

Services für Ihre Meldetätigkeit

  1. Service "Doku-Check" – nutzen Sie unsere Starthilfe.
  2. Nehmen Sie an unseren kostenlosen Online-Veranstaltungen teil.
  3. Kontaktieren Sie unsere Infohotlines bei Fragen zur
    Tumordokumentation und Online-Erfassung.
  4. Bleiben Sie mit unserem Newsletter auf dem Laufenden.
  5. Lesen Sie unsere Hinweise auf der Website zur Tumordokumentation.

Infohotline der Tumordokumentation

Fragen? Wir beraten Sie gerne!

069 5660876-40Mo. - Do. von 8 bis 16 Uhr;
Fr. von 8 bis 13 Uhr

Infohotline für die Online-Erfassung im Meldeportal

Team Medizinische Dokumentation - Meldeportal

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