Häufig gestellte Fragen

Meldepflichtige Personen sind alle in Hessen tätigen Ärztinnen und Ärzte sowie Zahnärztinnen und Zahnärzte, die eine Tumorpatientin bzw. einen Tumorpatienten behandeln. Folglich betrifft dies alle Ärztinnen und Ärzte, die in der ambulanten und/oder stationären Versorgung tätig sind. Geschäftsleitungen medizinischer Einrichtungen müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Ärztinnen und Ärzte ihrer Meldepflicht nachkommen (können), da sie andernfalls Adressat des Ordnungswidrigkeitsverfahrens werden können.

Mehr Informationen finden Sie auf der Seite "Meldende in Hessen".

Hessische Ärztinnen und Ärzte, die an der onkologischen Behandlung einer Patientin bzw. eines Patienten mitwirken, sind nach § 4 Hessisches Krebsregistergesetz (KRG HE) dazu aufgefordert, Behandlungsinformationen an das Hessische Krebsregister zu übermitteln. Dies geschieht, sofern eine meldepflichtige Krebserkrankung vorliegt, über Meldungen zu festgelegten Meldeanlässen.

Meldeanlässe sind:

• die Diagnose einer Tumorerkrankung,
• die histologische, zytologische und autoptische Sicherung der Diagnose,
• der Beginn sowie der Abschluss einer therapeutischen Maßnahme
  (z. B. Operation, Strahlentherapie, systemische Therapie),
• Änderungen im Krankheitsverlauf, insbesondere durch das Auftreten von Rezidiven, Metastasen und Zweittumoren,
• das Ergebnis der Nachsorge,
• der Tod der Patientin bzw. des Patienten.

Innerhalb von zwölf Wochen nachdem die Behandlung (Leistung) durchgeführt wurde, muss eine Meldung an das Krebsregister erfolgen. Die 12-Wochen-Frist orientiert sich an dem Leistungsdatum einer Behandlung. Eine Erklärung zum Leistungsdatum finden Sie auf der Seite "Begriffe der Tumordokumentation".

Um Meldungen an uns übermitteln zu können, ist eine vorherige Anmeldung erforderlich. Auf der Seite Anmeldung und Datenänderung finden Sie den Anmeldebogen.

Ärztinnen und Ärzte können über die Online-Erfassung von Meldungen bzw. über den WebUpload (WUP) von Meldungspaketen onkologische Behandlungsinformationen an das Krebsregister melden.

Seit Inkrafttreten des Hessischen Krebsregistergesetzes am 25. Oktober 2014 müssen hessische Ärztinnen und Ärzte an das Krebsregister melden, wenn sie onkologisch tätig sind. Einrichtungen, die Daten aus zurückliegenden Jahren (25. Oktober 2014 bis heute) noch nicht übermittelt haben, sind bei Vorliegen einer meldepflichtigen Krebserkrankung zur nachträglichen Meldung aufgefordert.

Bitte beachten Sie, dass die gesetzlichen Krankenkassen nur die Meldungen von Behandlungen vergüten, die Sie (ausgehend vom aktuellen Jahr) in den vergangenen vier Jahren erbracht haben.

Bitte melden Sie jede Tumorerkrankung in einem separaten Datensatz.

Ja, denn die Erfassung erfolgt unabhängig vom Wohnort der Patientin bzw. des Patienten.

Die Vertrauensstelle wird die Meldungen über die eigene Verarbeitung hinaus zusätzlich an die für die Wohnorte der Patientinnen und Patienten zuständigen Krebsregister anderer Bundesländer weiterleiten. So gibt es in jedem Bundesland einen behandlungsortbezogenen und einen wohnortbezogenen Datenbestand.

Ja, dürfen und sollten Sie, um Ihre Meldung gemäß den Meldungsanforderungen zu vervollständigen und diese im Anschluss zur Vergütung weiterleiten zu können. Sollten Sie eine schriftliche Nachfrage einer telefonischen vorziehen, so lassen Sie uns dies bitte wissen.

Die Unterrichtung der Patientinnen und Patienten über die Meldung an das Hessische Krebsregister und das bestehende Widerspruchsrecht erfolgt grundsätzlich durch Sie als behandelnde Ärztin bzw. behandelnder Arzt. Sie sind somit auch zuständig für die Unterrichtung über Meldungen von Ärztinnen und Ärzte, die keinen oder nur einmaligen Patientenkontakt haben.

Sie müssen die Patientin bzw. den Patienten über die Meldung oder die Meldung unterrichten und über ihr/sein Widerspruchsrecht aufklären. Als Unterstützung kann Ihnen hierzu unsere Informationsbroschüre für Betroffene dienen, die über die Seite "Bestellung von Meldeunterlagen" angefordert werden können.

Bitte erklären Sie Ihren Patientinnen und Patienten bei Nachfragen den heutzutage unbestrittenen Nutzen eines klinisch-epidemiologischen Krebsregisters und beugen Sie eventuellen Ängsten vor.

Wegen des fehlenden Patientenkontaktes entfällt in diesem Fall die direkte Unterrichtung der Patientin bzw. des Patienten über die Meldung an das Hessische Krebsregister und ihr/sein Widerspruchsrecht. Stattdessen sollte die Unterrichtung von den einsendenden behandelnden Ärztinnen und Ärzten durchgeführt werden, was die Pathologin bzw. der Pathologe beispielsweise durch einen entsprechenden Textbaustein im Befundbericht veranlassen kann.

Ein mit dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abgestimmtes Formulierungsbeispiel lautet: „Hinweis gemäß § 5 Abs. 2 und 6 Hessisches Krebsregistergesetz: Die gesetzliche Meldung an das Krebsregister habe ich vorgenommen. Ich habe Sie auf die Pflicht hinzuweisen, den Patienten / die Patientin über die erfolgte Meldung und sein/ihr Widerspruchsrecht zu informieren.“

Wegen des häufig fehlenden zweiten Patientenkontaktes entfällt in diesem Fall die direkte Unterrichtung der Patientin bzw. des Patienten über die Meldung an das Hessische Krebsregister und ihr/sein Widerspruchsrecht.

Stattdessen sollte die Unterrichtung von den überweisenden behandelnden Ärztinnen und Ärzten durchgeführt werden, welcher der diagnostisch tätige Arzt beispielsweise durch einen entsprechenden Textbaustein im Befundbericht veranlassen kann. Ein mit dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abgestimmtes Formulierungsbeispiel lautet: „Hinweis gemäß § 5 Abs. 2 und 6 Hessisches Krebsregistergesetz: Die gesetzliche Meldung an das Krebsregister habe ich vorgenommen. Ich habe Sie auf die Pflicht hinzuweisen, den Patienten bzw. die Patientin über die erfolgte Meldung und sein/ihr Widerspruchsrecht zu informieren.“

• Bitte setzen Sie trotz eines Widerspruchs weiterhin vollständige Meldungen zu dieser Person ab. Zu einer vollständigen Meldung gehören auch Informationen zu den Identitätsdaten (z. B. Name, Adresse, Geschlecht) der betroffenen Person.
• Bitte tragen Sie in Ihrer ersten Meldung bei Meldebegründung „Patient/in hat widersprochen“ ein. So erlangt die Vertrauensstelle Kenntnis von dem Widerspruch.

Hintergrund: Wurde früher bei einem Widerspruch der gesamte Datensatz zu einer betroffenen Person nicht gespeichert, greift mit der Novelle 2023 (Inkrafttreten am 15. August 2023) eine wichtige Änderung. Um medizinisches Behandlungswissen nicht zu verlieren, schränkt sich das angepasste Widerspruchsrecht auf die dauerhafte Speicherung der Identitätsdaten (z. B. Name, Anschrift, Versicherungsdaten) einer betroffenen Person ein. Damit kann das Krebsregister die Behandlungsdaten ohne Identitätsbezug nutzen und weiter einen vollzähligen und vollständigen Datenbestand aufbauen (§ 7a KRG HE).

Ja, die Abrechnungsstelle zahlt den meldenden Ärztinnen und Ärzten eine Meldevergütung aus, welche von den Kostenträgern getragen wird. Mehr Informationen stehen auf der Seite Vergütung der Meldungen bereit.

Damit Ihre Meldungen den entsprechend zuständigen Kostenträger zugeordnet werden können, ist es wichtig, dass Sie den Namen, das Institutionskennzeichen des Kostenträgers und (bei gesetzlich Versicherten) die Krankenversicherungsnummer der Versicherten angeben. Diese Angaben sind notwendig, da die Kostenträger und Beihilfestellen eine Einzelfallabrechnung wünschen, welche sie auf Personenebene mit dem eigenen Bestand abprüfen. Dokumentationshinweise stehen auf der Seite "Personen- und Versicherungsdaten".

Die in der Vertrauensstelle eingegangenen Meldungen werden alle zwei Monate zur Abrechnungsstelle weitergeleitet, sodass dann eine Vergütung durch die Kostenträger stattfinden kann. Bei Fragen zur Vergütung wenden Sie sich bitte an die Abrechnungsstelle. Die Kontaktdaten finden Sie auf der Seite Ansprechpersonen und Adresse.

Wenn Sie Patientinnen und Patienten nach einer Krebsbehandlung begleiten und Änderungen (z. B. Rezidive, Metastasen und Zweittumoren) feststellen, ist eine Meldung an das Krebsregister vorzunehmen. Dies ist unabhängig davon, wann die letzte Meldung zuvor erfolgte. Bei unverändertem Krankheitsgeschehen (z. B. Tumorfreiheit) wird in den ersten fünf Jahren nach der Erstdiagnose eine Meldung pro Halbjahr vergütet. Anschließend ist – für weitere fünf Jahre – eine Verlaufsmeldung pro Jahr vergütungsfähig.

Damit Ihre Meldung vergütet werden kann, muss sie die Meldungsanforderungen erfüllen.

Sollten diese Anforderungen nicht erfüllt sein, kontaktieren wir Sie, um die Meldung zu vervollständigen und im Anschluss zur Vergütung weiterleiten zu können. Sollten Sie eine schriftliche einer telefonischen Nachfrage vorziehen, so teilen Sie uns dies bitte mit.

Auf unserer Website unter "Bestellung von Meldeunterlagen" können Sie jederzeit online Informationsmaterialien für Patientinnen und Patienten sowie weitere Publikationen bestellen.

Bitte nutzen Sie falls möglich die vom Hessischen Krebsregister zugeteilten Melder-IDs. Diese haben die Form 123456/123456.

Ja, sprechen Sie Ihren Softwareanbieter auf das entsprechende Modul an. Eine Verschlüsselungsoption zur sicheren Übermittlung wird Ihnen seitens des Hessischen Krebsregisters angeboten.

Umfangreiche Informationen stehen Ihnen in der Rubrik "Übermittlungswege der Meldungen" zur Verfügung. Dort finden Sie Informationen zur Online-Erfassung im Meldeportal und zum WebUpload im Meldeportal.

Ja, wir bieten regelmäßig Schulungen an. Ärztinnen und Ärzte erhalten für ihre Teilnahme Fortbildungspunkte. Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie auf der Seite "Veranstaltungen".

Das Leistungsjahr definiert in der Meldetätigkeit das Jahr, in dem die von den Ärztinnen und Ärzten übermittelten Behandlungen bzw. Leistungen stattgefunden haben. Als Leistungen sind Erstdiagnosen, Pathologiebefunde, Therapien, Verläufe und Abschlüsse zu verstehen.

Das Leistungsdatum ist in der Meldetätigkeit das Datum, an dem die Behandlung bzw. Leistung des jeweiligen Meldeanlasses durchgeführt wurde. Je nach Meldeanlass steht es in einem unterschiedlichen Bezug. Bei Meldung einer/eines

• Erstdiagnose ist es das Diagnosedatum,
• Operation ist das Operationsdatum,
• Strahlen- bzw. systemischen Therapie ist das Beginn- bzw. Enddatum,
• Verlaufes ist das Untersuchungsdatum,
• Abschlusses ist das Sterbedatum und
• Pathologiebefundes ist das Befunddatum.

Sowohl die IK-Nummern der Krankenversicherungen als auch die Versichertennummern der Versicherten gehören zu den Meldungsanforderungen und müssen in jeder Meldung enthalten sein. Bitte wenden Sie sich ggf. an die überweisenden klinisch tätigen Kolleginnen und Kollegen, um fehlende Angaben ergänzen zu können.

Andernfalls können Sie auch Ersatznummern angeben, welche Sie auf der Seite "Personen- und Versicherungsdaten" finden. Bitte beachten Sie, dass bei Meldung einer Ersatznummer eine Vergütung Ihrer Meldung möglicherweise nicht durchgeführt werden kann.

Grundsätzlich bitten wir Sie, nur Leistungen zu melden, die Sie selbst durchgeführt haben. Es können jedoch Fremdleistungen gemeldet werden, wenn Sie als solche ("ex domo") gekennzeichnet sind. Diese Meldungen sind jedoch nicht vergütungsfähig. Informationen zu den Vergütungsvoraussetzungen stehen Ihnen auf der Seite "Vergütung der Meldungen" zur Verfügung.

Das Erstdiagnosedatum der Tumorerkrankung ist für das Hessische Krebsregister eminent wichtig, da alle epidemiologischen Auswertungen datumsbezogen sind. Sollte Ihnen das genaue Datum unbekannt sein, bitten wir darum, mindestens das Jahr oder besser noch den Monat und das Jahr der Erstdiagnose anzugeben (siehe auch Tumorzuordnung und Diagnose).

Ja, aktuelle Termine finden Sie auf der Seite "Veranstaltungen".