Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu verschiedenen Themen rund um das Hessische Krebsregister. Sollten Fragen offen geblieben sein, können Sie sich gerne direkt an uns wenden.

Meldevorgang

Wer muss an das Hessische Krebsregister melden?

Meldepflichtige Personen sind alle in Hessen tätigen Ärztinnen und Ärzte sowie Zahnärztinnen und Zahnärzte, die eine Tumorpatientin bzw. einen Tumorpatienten behandeln. Zur besseren Lesbarkeit auf dieser Website verwenden wir für die meldepflichtigen Personen die Überbegriffe "Ärztinnen und Ärzte" bzw. "Meldende".

Ab welchem Zeitpunkt muss ich melden?

Die Meldung an das Hessische Krebsregister muss unverzüglich bei Vorliegen eines Meldeanlasses (siehe Frage: Was muss ich melden?) erfolgen.

Was muss ich melden?

Beim Auftreten eines sogenannten Meldeanlasses, den sie selbst durchgeführt haben und dessen Datum nach dem 24.10.2014 liegt, muss eine Meldung erfolgen. Verdachtsdiagnosen sollen nicht gemeldet werden. Wir weisen darauf hin, dass nicht nur Primärfälle, sondern alle diagnostizierten und behandelten Tumoren zu melden sind.

Meldeanlässe sind:

  • die Diagnose einer Tumorerkrankung,
  • die histologische, zytologische und autoptische Sicherung der Diagnose,
  • der Beginn sowie der Abschluss einer therapeutischen Maßnahme
    (z.B. Operation, Strahlentherapie-Ende, systemische Therapie-Start und Ende),
  • Änderungen im Krankheitsverlauf, insbesondere durch das Auftreten von Rezidiven, Metastasen und Zweittumoren,
  • das Ergebnis der Nachsorge,
  • der Tod der Patientin bzw. des Patienten

Was ist der erste Schritt zur Meldetätigkeit?

Um Meldungen an uns übermitteln zu können, ist eine vorherige Anmeldung erforderlich. Informationen zur Anmeldung erhalten Sie hier.

Wie kann ich meine Meldungen übermitteln?

Derzeit ist es möglich, elektronisch und in Papierform zu melden, wobei elektronische Meldungen bevorzugt werden. Falls Sie bereits Meldungen in Papierform an uns übersenden und sich über die Möglichkeit der elektronischen Meldungsübermittlung informieren wollen, wenden Sie sich an die Vertrauensstelle des Hessischen Krebsregisters.

In welchem Umfang und wie oft wird gemeldet?

Bei Stattfinden eines Meldeanlasses sollte eine Meldung erfolgen.
Um den Umfang der klinischen Dokumentation abschätzen zu können, können Sie unseren Musterbogen mit dem bundesweit einheitlichen onkologischen Datensatz einsehen. Dieser Bogen enthält auf Seite 1 zunächst Angaben zur Patientenidentifikation. Direkt folgend finden Sie den Anlass der Meldung. Es wird nie der gesamte darauffolgende Bogen dokumentiert, sondern je nach aktuellem Anlass der entsprechende Teilbereich (wie Erstdiagnose, Therapie oder Verlauf). Die Mindestanforderungen für den jeweiligen Anlass finden Sie hier.

Als Meldefrequenz empfehlen wir einen quartalsweisen Rhythmus.

Wie oft muss ich Verläufe melden?

Sollten sich Veränderungen im Krankheitsgeschehen zeigen (z. B. Progression), ist eine Meldung zu tätigen, unabhängig davon, wann die letzte Meldung zuvor erfolgte.

Bei unveränderten Krankheitsgeschehen können in den ersten fünf Jahren nach Erstdiagnose eine Meldung pro Quartal, anschließend eine Meldung pro Jahr, abgesetzt werden.

Können Meldungen auch rückwirkend erfolgen?

Meldungen zu den genannten Meldeanlässen können ohne Frist rückwirkend erfolgen, eine gesetzliche Meldepflicht besteht für Leistungen (Meldeanlässe) ab dem 25.10.2014.

Wie melde ich mehrere Tumorerkrankungen einer Person?

Bitte melden Sie jede Tumorerkrankung in einem separaten Datensatz bzw. auf einem separaten Meldebogen.

Sollte ich auch Patientinnen und Patienten mit Wohnsitz in anderen Bundesländern melden?

Ja, wenn eine Behandlung in Hessen erfolgt ist. Die Erfassung erfolgt unabhängig vom Wohnort der Patientin bzw. des Patienten. Die Vertrauensstelle wird die Meldungen über die eigene Verarbeitung hinaus zusätzlich an die für die Wohnorte der Patientinnen und Patienten zuständigen Krebsregister anderer Bundesländer weiterleiten. So gibt es in jedem Bundesland einen behandlungsortbezogenen und einen wohnortbezogenen Bestand an Patientinnen und Patienten.

Welche Besonderheiten treten bei Meldungen durch Pathologinnen und Pathologen auf?

Es gibt einen separaten Meldebogen für Pathologinnen und Pathologen.

Wegen des fehlenden Patientenkontaktes entfällt in diesem Fall die direkte Unterrichtung der Patientin bzw. des Patienten über die Meldung an das Hessische Krebsregister und ihr/sein Widerspruchsrecht. Stattdessen sollte die Unterrichtung von den einsendenden behandelnden Ärztinnen und Ärzten durchgeführt werden, was die Pathologin bzw. der Pathologe beispielsweise durch einen entsprechenden Textbaustein im Befundbericht veranlassen kann.

Ein mit dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abgestimmtes Formulierungsbeispiel lautet:

„Hinweis gemäß §5 Abs. 2 und 6 Hess. Krebsregister: Die gesetzliche Meldung an das Krebsregister habe ich vorgenommen. Ich habe Sie auf die Pflicht hinzuweisen, den Patienten / die Patientin über die erfolgte Meldung und sein/ihr Widerspruchsrecht zu informieren.“

Ich habe nur einmaligen Kontakt (z.B. in der Diagnostik) mit der Patientin bzw. dem Patienten und kann sie/ihn daher nicht selbst über die Meldung informieren. Darf ich trotzdem melden?

Selbstverständlich. In diesem Fall empfehlen wir das Vorgehen wie bei Pathologinnen und Pathologen (siehe Frage "Welche Besonderheiten treten bei Meldungen durch Pathologinnen und Pathologen auf?").

Wer ist für welche Meldung und für die Unterrichtung der Patientin bzw. des Patienten zuständig?

Das Hessische Krebsregister ist ein klinisches Register, das den gesamten Verlauf der Tumorerkrankung der Patientin bzw. des Patienten begleitet und daher auf Daten verschiedener Quellen angewiesen ist. Bitte melden Sie den Sachverhalt, der zum Zeitpunkt Ihrer Meldung im Krankheitsverlauf im Vordergrund steht. Wenn Sie die Primärdiagnostik durchgeführt haben, melden Sie (Erst-)Diagnosedaten; wenn Sie eine Therapie durchgeführt haben, melden Sie Operations-, Strahlentherapie- oder systemische Therapiedaten.

Die Unterrichtung der Patientinnen und Patienten über die Meldung an das Hessische Krebsregister und das bestehende Widerspruchsrecht, erfolgt grundsätzlich durch Sie als behandelnde Ärztin bzw. behandelnder Arzt. Sie sind somit auch zuständig für die Unterrichtung über Meldungen von Ärztinnen und Ärzte, die keinen oder nur einmaligen Patientenkontakt haben.

Wie gehe ich damit um, wenn mir keine Institutionskennzeichennummer (IK-Nummer) der Krankenversicherung oder keine Versichertennummer der Patientin bzw. des Patienten vorliegt?

Sowohl die IK-Nummern der Krankenversicherungen als auch die Versichertennummern der Versicherten gehören zu den Mindestanforderungen einer Meldung und sollten in jeder Meldung enthalten sein. Gegebenenfalls wenden Sie sich an die überweisenden klinischen Kolleginnen und Kollegen, um fehlende Angaben ergänzen und an uns melden zu können, damit die Meldung vergütet werden kann.

Datenschutz, Patientenunterrichtung und Widerspruch

Dürfen Sie uns bei Nachfragen aufgrund der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung Auskunft erteilen?

Ja, dürfen und sollten Sie, um Ihre Meldung gemäß den Mindestanforderungen zu vervollständigen und diese im Anschluss zur Vergütung weiterleiten zu können. Sollten Sie eine schriftliche Nachfrage einer telefonischen vorziehen, so lassen Sie uns dies bitte wissen, damit wir die nicht erfüllten Mindestanforderungen schriftlich erfragen.

Wie habe ich meine Patientinnen und Patienten zu unterrichten?

Sie müssen die Patientin bzw. den Patienten über die Meldung oder die beabsichtigte Meldung unterrichten und über ihr/sein Widerspruchsrecht aufklären. Als Unterstützung kann Ihnen hierzu unsere Patienteninformation dienen, welche über uns bestellbar sind. Wir bitten Sie, Ihren Patientinnen und Patienten bei Nachfragen den heutzutage unbestrittenen Nutzen eines bevölkerungsbezogenen Krebsregisters zu erklären und eventuellen Ängsten vorzubeugen.

Wie ist bei einem Widerspruch vorzugehen?

Ist die Patientin bzw. der Patient mit der Meldung an das Hessische Krebsregister nicht einverstanden, ist ein Widerspruch einzureichen.

Die Patientin bzw. Patient sollte dies mit seiner behandelnden Ärztin bzw. seinem behandelnden Arzt klären. Die Ärztin bzw. der Arzt hat somit die Meldung an das Hessische Krebsregister zu unterlassen bzw. bei bereits erfolgter Meldung einen schriftlichen Widerspruch einzureichen.
Den Widerspruch können Sie per E-Mail an die Vertrauensstelle übermitteln. In der E-Mail sollten die Identitätsdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse der Patientin bzw. des Patienten) enthalten sein.

Vergütung

Werden die Meldungen vergütet?

Die Abrechnungsstelle zahlt den meldenden Ärztinnen und Ärzten eine Meldevergütung aus, welche von den Kostenträgern getragen wird. Weitere Informationen zur Meldevergütung finden Sie hier.

Damit Ihre Meldungen den entsprechend zuständigen Kostenträger zugeordnet werden können, ist es wichtig, dass Sie den Namen, das Institutionskennzeichen des Kostenträgers und (bei gesetzlich Versicherten) die Krankenversicherungsnummer der Versicherten angeben. Diese Angaben sind notwendig, da die Kostenträger und Beihilfestellen eine Einzelfallabrechnung wünschen, welche sie auf Personenebene mit dem eigenen Bestand abprüfen.

Wann wird vergütet?

Die in der Vertrauensstelle eingegangenen Meldungen werden alle zwei Monate zur Abrechnungsstelle weitergeleitet, sodass dann eine Vergütung durch die Kostenträger stattfinden kann. Bei Fragen zur Vergütung wenden Sie sich bitte an die Abrechnungsstelle.

Weshalb wurden meine länger zurückliegenden Meldungen bisher noch nicht vergütet?

Da sich das Hessische Krebsregister noch im Aufbau befindet, ist es möglich, dass eingehende Meldungen nicht immer zeitnah verarbeitet werden können und es somit zu Verzögerungen bei der Vergütung kommen kann.

Was muss ich melden, damit meine Meldung vergütet werden kann?

Damit Ihre Meldung vergütet werden kann, sollte sie den Mindestanforderungen genügen.

Sollten die Mindestanforderungen Ihrer Meldung nicht erfüllt sein, kontaktieren wir Sie, um die Meldung gemäß den Mindestanforderungen zu vervollständigen und im Anschluss zur Vergütung weiterleiten zu können. Sollten Sie eine schriftliche einer telefonischen Nachfrage vorziehen, so teilen Sie uns dies bitte mit.

Allgemeines

Wie kann ich neue Meldebögen und Patienteninformationsflyer erhalten?

Hier können Sie online Meldebögen sowie Informationsmaterialien für Patienten und die Tumordokumentation bestellen.

Elektronische Datenübermittlung

Welche ID hinterlege ich in meinem Tumordokumentationssystem für unsere Abteilungen?

Bitte nutzen Sie falls möglich die vom Hessischen Krebsregister zugeteilten Melder-IDs. Diese haben die Form 123456/123456.

Darf ich Meldungen übermitteln, deren Leistungen nicht von mir erbracht wurden?

Ja. Wir möchten Sie bitten, diese Meldungen zu kennzeichnen, indem Sie sie einer Abteilung "Ex domo" zuteilen. Diese Leistungen sind jedoch nicht vergütungsfähig.

Ab wann kann ich elektronische Pathologiemeldungen schicken?

Sie haben ab sofort die Möglichkeit, elektronische Pathologiemeldungen an das Hessische Krebsregister zu schicken. Sprechen Sie Ihren Softwareanbieter auf das entsprechende Modul an. Eine Verschlüsselungsoption zur sicheren Übermittlung wird Ihnen seitens des Hessischen Krebsregisters angeboten.

Ab wann funktioniert das Meldeportal und kann ich dort meine eingegebenen Daten speichern?

Das Meldeportal befindet sich derzeit im Aufbau. Das Hessische Krebsregister wird sukzessive an alle hessischen Meldenden herantreten und über die Neuerungen informieren.

Tumordokumentation

Was muss ich beim Merkmal „Erstdiagnosedatum“ beachten?

Das Erstdiagnosedatum der Tumorerkrankung ist für das Hessische Krebsregister eminent wichtig, da alle epidemiologischen Auswertungen datumsbezogen sind. Sollte Ihnen das genaue Datum unbekannt sein, bitten wir darum, mindestens das Jahr oder besser noch den Monat und das Jahr der Erstdiagnose anzugeben (siehe auch Mindestanforderungen).

Infohotline

Fragen? Wir beraten Sie gerne!

069 5660876-0Mo. bis Do. von 8 - 16 Uhr;
Fr. von 8 - 13 Uhr